‘Rampzalig’ ict-probleem teistert het Openbaar Ministerie: ‘Het is een veelkoppig monster’

Bij het Openbaar Ministerie wordt het werk ernstig bemoeilijkt door aanhoudende en in omvang toenemende problemen met informatie- en communicatietechnologie (ict).

Op het eigen intranet maakte het OM maandag bekend een speciale task-force te hebben ingesteld om de moeilijkheden op te lossen. Officieren van justitie en hun medewerkers kunnen steeds vaker geen e-mails ontvangen, versturen of openen. Aanklagers kunnen ook niet in hun dossiers die tegenwoordig allemaal gedigitaliseerd zijn. „Op strafzittingen staan we als officieren van justitie te improviseren omdat we tijdens de behandeling van de strafzaak vaak onze eigen stukken niet kunnen consulteren”, zegt een ervaren officier van justitie. De problemen doen zich in het hele land voor, op alle parketten en in alle arrondissementen. „Communiceren met advocaten is erg lastig. Want je kunt niet openen wat ze sturen”, zegt een officier van justitie.

In het bericht op intranet staat dat „er al langere tijd sprake is van problematiek in de performance van de kantoorautomatisering bij het OM”. De ict-problemen doen zich al een paar jaar voor, aldus interne bronnen. „Het is al tijden rampzalig en het wordt alleen maar erger”, zegt een hooggeplaatste officier van justitie. Het OM schrijft maandag in het interne personeelsbericht dat bijvoorbeeld het eigen e-mailprogramma „significant slechter draait dan enige tijd geleden”.

Digitale reddingseenheid

Volgens het OM zorgen de ict-problemen er nu ook voor dat de toch al grote achterstanden in de overbelaste rechterlijke organisatie toenemen. „Vanuit OM-onderdelen is aangegeven dat er zorgen zijn over het effect van deze ict-verstoringen op de werkdruk van collega’s. Daarnaast raakt de problematiek de haalbaarheid van de ambities als het gaat om versnelling van doorlooptijden en terugdringen van voorraden”, schrijft het OM op het eigen intranet. Om de problemen alsnog te kunnen beteugelen, heeft de leiding van het OM een speciale taskforce ingesteld.

De digitale reddingseenheid, onder leiding van de hoofdofficieren van Amsterdam en het Functioneel Parket, heeft „de taak om perspectief aan de gebruikers te geven bij de instabiliteit van de kantoorautomatisering”.

Volgens het OM kan de organisatie de eigen medewerkers „op het gebied van ict niet alle middelen bieden die ze nodig hebben”. Justitie constateert dat de problemen „veel frustraties en productieverlies” opleveren. „Sommige collega’s geven aan dat ze hun werkzaamheden zelfs naar het weekend verplaatsen, omdat het systeem dan soepeler lijkt te lopen. De lange duur van de verstoringen heeft een negatief effect op het werkplezier”, aldus het intranet.

‘Met man en macht’

Een van de acute problemen doet zich voor bij het zetten van digitale handtekeningen onder gerechtelijke bevelen, zoals verlengingen van taps, bevelen om communicatie heimelijk op te nemen, infiltranten in te zetten, maar ook vorderingen om mensen met psychiatrische problemen gedwongen op te nemen. Dat ondertekenen gaat via Outlook. „Je krijgt een e-mail, die moet je openen en dan word je gestuurd naar een ander digitaal systeem (de signing hub) die met gezichtsherkenning zorgt dat je het betreffende bevel digitaal kunt tekenen.”

Zowel Outlook als de signing hub werken volgens OM-medewerkers met regelmaat niet. „Waardoor het risico bestaat dat zoiets als een verlenging van een tap te laat wordt aangeleverd. Zo’n getapte lijn wordt dan beëindigd”, aldus een officier van justitie.

Meteen na de aankondiging van de instelling van de taskforce deden de ict-problemen zich maandag opnieuw in hevige mate voor. Alle OM’ers kregen van de afdeling informatievoorziening herhaaldelijk de mededeling: ‘Storing OM-omgeving’. „We hebben meer tijd nodig om de oorzaak van de storing te onderzoeken. We zijn met meerdere leveranciers in contact om de oorzaak vast te stellen.” Aan het eind van de dag was dit nog niet gelukt.

Een leidinggevende officier van justitie, betrokken bij het onderzoek naar de problemen, zegt dat de organisatie geplaagd wordt door „een veelkoppig monster”.

Een woordvoerder van het OM zegt dat „met man en macht gewerkt [wordt] aan vernieuwing en vervanging van software en hardware. Dit is complex”.