Hoe maak je van hybride werken een succes?

Na corona verdubbelde het aantal mensen dat regelmatig thuiswerkte. Maar het afgelopen halfjaar trokken veel mensen weer naar kantoor, onder meer door de hoge energieprijzen. Vooral kenniswerkers willen graag hybride werken: deels op kantoor, deels thuis. De praktische invulling hiervan is echter nog niet zo eenvoudig.

Wouter Smit is onderzoeker aan de Hogeschool van Amsterdam. In een artikel voor Holland Management Review zette hij samen met collega Noa Cremers op een rijtje wat er nodig is om van hybride werken een succes te maken. Dit zijn hun belangrijkste adviezen:

1. Help teams om het zelf te regelen.

De meeste mensen die in aanmerking komen voor een mix van kantoor- en thuiswerk, werken in teams. En die teams kunnen prima afspreken hoe ze gaan samenwerken.

Daar moet je ze wel bij ondersteunen, zeggen Smit en Cremers. Een teamcoach kan bijvoorbeeld helpen om de wensen op tafel te krijgen. Wil je alleen naar kantoor komen voor groepswerk? Stel je samen een norm: x procent op kantoor werken? Kies je voor vaste kantoordagen? Of laat je het afhangen van de behoefte van mensen?

2. Stel heldere richtlijnen

Wie wil dat de manier van werken niet enkel wordt bepaald door externe factoren, zoals een epidemie of de energieprijzen, moet een eigen visie op werk formuleren.

Wat is ‘goed werken’ voor het bedrijf, de medewerkers en de klanten? Formuleer op basis van die visie heldere kaders waarbinnen de teams eigen keuzes kunnen maken.

Wat daarbij helpt is het verzamelen en delen van goede voorbeelden uit het eigen bedrijf. Waar loopt het lekker? En wat doen die teams precies? Ook belangrijk: een coördinatieteam dat zorgt dat de keuzes van de verschillende teams elkaar niet in de wielen rijden.

3. Let op de vier B’s

Voor hybride werken zijn er vier B’s nodig, zeggen de onderzoekers. De eerste twee zijn bricks & bytes. Het bedrijfspand heeft aanpassingen nodig en de automatisering moet het mogelijk maken om overal te kunnen werken. Dat is een harde randvoorwaarde.

Daarnaast heeft ieder team een blueprint nodig: een A4’tje met heldere werkafspraken. Zoals: creatieve bijeenkomsten doen we op kantoor, elke ochtend doen we een korte startvergadering, op dinsdag is iedereen op kantoor, et cetera.

En ten slotte moeten teamleden elkaar stimuleren om zich hieraan te houden: behavior.

4. Investeer in teamleiders

De rol van teamleiders is cruciaal bij hybride werken. Zij moeten weten wat er kan, onderlinge afspraken faciliteren én het goede voorbeeld geven. En dat is nog maar het begin. Als niet iedereen meer tegelijk op kantoor is, moet de teamleider regelen dat alle collega’s even goed geïnformeerd zijn.

Ook de onderlinge relaties, die verzwakken als je elkaar minder ziet, verdienen extra aandacht. En de teamleider moet zorgen dat het werk eerlijk wordt verdeeld, dus dat niet de leukste taken ‘vanzelf’ gaan naar wie het vaakst op kantoor is. Dat is nogal wat. Een beetje training en ondersteuning op het gebied van hybride leiderschap is dan ook geen overbodige luxe.

Zo’n lijstje met vier punten is best handig. Maar verkijk je er niet op, zeggen de onderzoekers. Leren om effectief hybride te werken kan maanden tot jaren kosten. Het is een proces waarbij je regelmatig moet evalueren en bijstellen. Eigenlijk net zoals bij alle andere belangrijke veranderingen.

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.